定時で帰りたくありませんか?私が残業を87時間減らした簡単無料の時間管理術をご紹介します。

どうも、アラサー会社員のくろみつです。

皆様、本日もお疲れ様でした!

仕事が忙しくて定時で帰れないという方は多いですよね。

それでは、残業を減らす時間管理のポイントをご紹介していきます。

今井さん
くろみつ先輩~。毎日やること多くて忙しすぎます!残業しないと帰れないです(泣)
くろみつ
実は私も毎月残業が結構ありました。時間管理術を使ったら残業を57時間減らすことができたので、お伝えしますね。

時間管理が必要な理由

勤務時間は業態によりますが、おおむね7~8時間です。

与えられた時間は平等ですが、何も考えずに仕事をしていると、気付いたら定時だけどやることが終わっていない・・。ということになりがちです。

カーナビやナビアプリを使ったことがある方はわかりやすいのですが、到着時間がだいたいでもわかっていると安心ですよね。

仕事も同じです。自分がどれだけの仕事を抱えているか知り、無理のないスケジューリングをしない限り、定時で帰れるようにはなりません。

今井さん
時間管理が大事なのはわかりましたけど、具体的にどうしたらいいですか?
くろみつ
それでは、一つずつ説明していきましょう。

整理整頓する

机や引き出しの中がごちゃごちゃしていませんか?

あの書類どこだっけ?あのファイルどこのフォルダに入れただろ?

こんなことを1日に何度も繰り返している人がいます。積み重なるとバカにできないものです。

整理整頓するところ4つ

①机の上

②引き出しの中

③カバンの中

④PCの中(以外かもしれませんが、非常に重要です。)

整理整頓のコツ3つ

①不要なものは処分する(1年以上使っていなければ処分)

②不明なものはPDFなどデータ化して一時保管フォルダで保管する(ファイルに内容と処分する日を入れる)

③必要なものは使いやすいよう配置する(いつも同じところにあるというのが重要)

④ファイル名やフォルダ名は管理しやすいように名前をつける(日付・内容・ver)+(あれば提出先)

間違って必要な書類をシュレッダーして、仕事のやり直しにでもなったら大変です。

今井さん
年に1回くらいは整理整頓してたんですけど、気付いたら机とか引き出しの中ごちゃごちゃになるんですよね。
くろみつ
普段からこまめに整理するのが重要ですが、月1回整理整頓する時間をスケジュールに入れるといいですよ。

仕事を全て書き出して見える化する

自分がしなければいけない仕事がどれだけあるか把握できていますか?

書き出してみると、やることが多すぎてびっくりするでしょう。

仕事を見える化するメリット2つ

①仕事を忘れることを防ぐ

②上司や同僚に相談する際の材料になる

③優先順位や期限が把握でき、スケジューリング時間の短縮になる

書き出すコツ3つ

①文章の前に「□」をつける(ToDoリストとして使える)

②期限を書く

③書き出し段階では処理しない(2分以内に終わるようなことは処理してOK)

④2分以上かかる仕事は全て書き出す(すぐ終わるからと書かないと、忘れてミスする)

今井さん
全部なんて書き出すの大変だし、めんどくさいですよ~。
くろみつ
面倒かもしれませんが、全部書き出さないと、仕事を忘れて期限ギリギリだから徹夜とか休日出勤になっちゃいますよ・・。
今井さん
もう徹夜はしたくないです・・。ちゃんと休みたい(涙)全部書き出します!

仕事にかかる時間を割り出す

仕事の書き出しが終わったら、1つ1つかかる時間を割り出していきましょう。

5分以内に終わる短時間な仕事を把握しておけば、会議まで10分あるから、これとこれができるな!という感じで、隙間時間を有効活用することができます。

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今井さん
かかる時間ってだいたいでいいですか?やったことない仕事とかわからないです。
くろみつ
わからない仕事は予定の1.5倍くらいの時間設定がオススメですよ。

余裕をもったスケジュールを組む

やるべき仕事、かかる時間もわかったので、スケジューリングしていきましょう。

ポイントは3つです。

①優先順位を確認する

②期限を確認する

③余裕を持つ

④繰り返し業務はルーティンあああああああああああああああ

だいたいこの仕事は1時間くらいかな?とスケジュールを組んでいても、途中で誰かに声をかけられたりして中断することはしょっちゅうあります。

その結果、1時間のはずが1時間30分かかってしまうことも。

車の運転で例えると、前の車と車間距離をある程度とっていないと、急ブレーキを踏まれたら事故ってしまいますよね。

予想の1.5倍程度でスケジューリングしておき、予定通り終わったらラッキーという感じで組んでいきましょう。

どれくらい余裕をもてばいいかわからなければ、16時~18時は予定を入れないなども有効です。

今井さん
うーん、くろみつ先輩。余裕を持つことが大事なのはわかりましたけど、余裕を持ってスケジュールなんて組めないですよ。
くろみつ
そう来ると思いました。では、対策1「他の人に助けてもらう。」を説明していきますね。

他の人に助けてもらう

余裕を持ってスケジュールを組んだあなたは気付きました。

どうやってもこの仕事量は処理できない・・と。

そこで、まず考えていただきたいのが、本当に全て自分でしなければならないのか?です。

この仕事ならAさんが得意だ。これはBさんやってもらえるかも!という感じで、助けてもらえる可能性があるなら相談してみましょう。

普段からの関係性をしっかり作っておけば、引き受けてくれるかもしれません。

理想を言えば、自分しかできない仕事、自分がやるべき仕事以外は他の人にお願いできるといいですね。

今井さん
新人だから頼みにくいですよ~。
くろみつ
確かに新人の時期は頼みにくいですよね。では、対策2「勇気を持ってNO!と断る。」をお伝えしましょう。

勇気を持ってNO!!と断る
あの手、この手で仕事を調整しました。

それでも仕事は定時で終わりそうにありません。残業代も出ません。

そんな時は・・。

勇気を持ってNO!!と断っちゃいましょう。

時間管理の最大のポイントはNO!!と断ることなのです。

日本人は苦手な人が多いのですが、仕事を安請け合いしてしまうと、結局期限に間に合わず信用を落としたり、無理して体調を壊すことになります。

理由をしっかり説明すれば、きっとわかってくれます。

(わかってもらえない上司もいますけど・・。あまりひどい場合は部署異動を希望したり、転職の検討も必要かもしれませんね。)

今井さん
断るって難しいですね。上手い断り方とかないですか?
くろみつ
自分が抱えている仕事がこれだけあって、期日はここまでだから、その仕事を受けると間に合わなくなるということを説明しましょう。まともな上司なら、優先順位を教えてくれたり、調整してくれますよ。ただ、しょっちゅう断ってると印象が悪くなるので注意してください。

まとめ

時間管理をしないことは、ゴールのわからないマラソンを走っているようなものです。

整理整頓で無駄な時間を減らす。

全ての仕事を書き出すことで仕事を見える化する。

仕事にかかる時間を把握し、スケジューリングすることで定時で帰れるか知りましょう。

定時で帰るためには、他の人に助けてもらったり、それでもダメならNO!と断りましょう

本日もモノクロstyleにお越しいただきありがとうございました♪

またのお越しをお待ちしております!

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